Aufgaben eines Hausverwalters vor einer Objektübernahme

 

Die Arbeit eines Hausverwalters beginnt nicht erst am Starttermin seiner Bestellung - sondern schon lange vorher. Hier können Sie nachlesen, wie sich Ihr neuer Verwalter nach und nach in ein für ihn neues Objekt einarbeitet...

 

...vielleicht auch bald bei Ihrem Objekt?!

 

 

vor Beginn der Verwaltertätigkeit

- Aktuelle Unterlagen beim bisherigen Verwalter abfordern:

  • Eigentümerliste mit allen Kontaktdaten
  • Höhe der aktuellen Hausgelder
  • Wirtschaftsplan des laufenden Jahres
  • Letzte Jahresabrechnung
  • Kontenplan
  • Einrichtung der neuen Gemeinschaftskonten (Treuhandkonten)
  • Einarbeitung aller objekt- und personenbezogenen Daten in die Fachsoftware
  • Einrichtung der buchhalterischen Vorgänge wie beispielsweise Lastschrifteinzüge oder Daueraufträge
  • Informationsschreiben an die Eigentümer zur Übernahme der Verwaltung mit Bekanntgabe der Kontoverbindungen und der Höhe des Hausgeldes
  • Terminierung der Übernahme aller Objekt-/ Verwaltungsunterlagen vom bisherigen Verwalter
  • Einrichtung der Ablagesysteme

 

 

Kaufmännische Übernahme (sofort nach Beginn der Verwaltertätigkeit und Erhalt der Unterlagen)

  • Übernahme aller Objektunterlagen (auch: Altakten) des Verwaltungsobjektes
  • Erstellung eines Übernahmeprotokolls mit Verzeichnis aller übernommenen Akten, Schlüssel, Gerätschaften - bei Dissonanzen im Beisein eines Beirates der Gemeinschaft
  • Detaillierte Sichtung und Kontrolle aller Unterlagen
  • Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit
  • Anpassung von Ablage und Ordnerstruktur an das eigene System
  • Prüfung aller vorhandenen Verträge (Wohngebäudeversicherung,
    Energielieferanten, Wartungsverträge etc.) auf Laufzeiten, Einsparpotentiale
  • Kündigung und Umdeckung von Verträgen, wenn erforderlich oder Gewinn
    bringend
  • Abgleich der Kontostände des Giro-/ Rücklagenkontos mit der Abrechung
  • Kontrolle des Vermögensstatus und Klärung eventueller Differenzen mit dem bisherigen Verwalter
  • Rundschreiben an alle Rechnungen stellenden Unternehmen, Behörden und
    Lieferanten in Sachen Verwaltungsübernahme
  • Erteilung von Einzugsermächtigungen, Einrichtung von Daueraufträgen für die ständig wiederkehrenden Zahlungsverpflichtungen
  • Überprüfung von rückständigen Hausgeldern oder Abrechungsfehlbeträgen und ggfs. erneute Abmahnung; Prüfung des aktuellen Standes eventueller
    Hausgeldklagen
  • Sofern andere Prozesse anhängig sind: Sichtung der Akten und des bisherigen Verfahrensverlaufs; Rücksprache mit Anwälten; Übertragung der Mandate zum eigenen (Haus-)Anwalt

 

 

Technische Übernahme (ca. 3 - 4 Wochen nach Erhalt der Unterlagen)

  • Detaillierte Ojektbesichtigung des Gemeinschaftseigentums
  • Fixierung der ermittelten Erkenntnisse vor Ort in Form eines schriftlichen
    Berichtes, der mit Fotos untermauert wird
  • Entwicklung und Aufstellung eines Aktionsplans für notwendige Reparaturen und Maßnahmen
  • Bei erforderlichen und kostspieligen Reparaturen oder gar Sanierungen:
    Aufstellung eines Instandhaltungs- und Finanzierungsplans für die nächsten fünf Jahre mit Abgleich der vorhandenen Rücklage